一、智能檔案庫房對(duì)檔案的管理更有序、無憂

智能檔案庫房具有獨(dú)特的保護(hù)系統(tǒng)，它可以通過紅外檢測、監(jiān)控錄像、門禁、報(bào)警等達(dá)到對(duì)檔案高度的和保密，不僅可以檢測到人員的出入，還能實(shí)時(shí)遠(yuǎn)程獲取到到檔案的存取息，真正做到了防盜。智能檔案庫房除了對(duì)檔案有保護(hù)的能力，還對(duì)人體有一定的保護(hù)，比如防傾倒、漏電保護(hù)、防擠壓保護(hù)等等。

二、智能檔案庫房對(duì)檔案的管理更數(shù)字化。

智能檔案庫房自身就具有數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及條碼管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建立，對(duì)檔案可以有效的進(jìn)行備份，保證了電子檔案和實(shí)體檔案長時(shí)間的存儲(chǔ)，即使實(shí)體檔案出現(xiàn)丟失和受損的情況，它也能夠輕松調(diào)出電子檔案。此外，通過庫房的條碼系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)盤點(diǎn)，出庫、入庫、查漏、補(bǔ)缺都更加快捷。

三、智能檔案庫房比普通密集架更“智”

智能檔案庫房的發(fā)展是基于普通密集架的，相比普通手動(dòng)密集架，智能檔案庫房充分利用了先進(jìn)的智能技術(shù)，增加了多個(gè)智能管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案的智能化存取、實(shí)現(xiàn)了智能調(diào)節(jié)溫度和濕度、實(shí)現(xiàn)了對(duì)庫房空氣質(zhì)量的檢測，在一定程度上減少了人工的工作時(shí)間和精力，有效的提高了工作效率。

檔案室內(nèi)檔案保護(hù)工作堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā).從檔案運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)做起,努力創(chuàng)造一個(gè)有利于檔案保護(hù)的小環(huán)境,使檔案得到有效的保護(hù).
  一、檔案的收集與整理
  建立、健全嚴(yán)格的規(guī)章制度,凡屬歸檔的文件材料,～定要保持完整,做好乎時(shí)的收集工作,做好文件的收發(fā)登記工作,對(duì)技術(shù)檔案可隨時(shí)立卷、半年立卷、年終立卷,盡量避免案卷的插卷或補(bǔ)卷,減少檔案的機(jī)械磨損.
  檔案的整理工作對(duì)維護(hù)檔案的完整與是十分重要的.首先,通過整理可以進(jìn)一步了解收集工作的質(zhì)量,并可根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向文書立卷部門提出要求.其次,在整理過程中還可以對(duì)某些不符合歸檔要求的檔案材料進(jìn)行技術(shù)處理.如：對(duì)已破損的文件進(jìn)行裱糊,對(duì)墨跡不符合要求的文件進(jìn)行復(fù)印,對(duì)字跡不清的文件進(jìn)行重抄、注明等.
  二、檔案的存放保管
  檔案庫房是保管檔案基本的條件,庫房的好壞,將直接影響著檔案保護(hù)工作的成效,衡量檔案庫房的標(biāo)準(zhǔn),主要是看檔案庫房的防盜、防火、防熱、防潮、防光、防有害生物和有害氣體等方面是否達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn).

防日光直射和紫外線照射：采用人工照明時(shí),宜選乳白色防爆燈罩的白熾燈.當(dāng)采用熒光燈時(shí),應(yīng)有過濾紫外線和防火措施.窗戶要安裝防光窗簾,避免陽光直射檔案.

防有害生物：檔案庫房應(yīng)盡量將溫濕度控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍,檔案箱柜內(nèi)應(yīng)放置防蟲、防霉,并及時(shí)更換.有條件的庫房可配備臭氧發(fā)生器,凈化庫房空氣.為防蟲和防鼠,管道通過墻面或樓、地面處均應(yīng)用不燃材料填塞密實(shí).其他墻身孔洞也應(yīng)采取防護(hù)措施.

防塵、防污染：檔案庫房及箱柜保持整潔、無灰塵,箱柜、地面要用吸塵器、擰干的抹布、拖把清潔.嚴(yán)禁將其他用品與檔案一同存放.

防火：檔案庫房應(yīng)配備消防器材,采用氣體或干粉型,并定期檢查更換.庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃易爆物品,嚴(yán)禁吸煙.庫房內(nèi)各類電器使用方法要規(guī)范,8小時(shí)以外、節(jié)假日或檔案員外出都要切斷電源.要安裝防火報(bào)警器.要做好每日下班前的檢查,確保萬無一失.

防盜：檔案庫房、箱、柜門應(yīng)及時(shí)上鎖,鑰匙由檔案管理人員保管,非檔案管理人員不得擅自進(jìn)入庫房.離開庫房應(yīng)及時(shí)關(guān)燈、關(guān)門、關(guān)窗.檔案庫房一般應(yīng)安裝防盜報(bào)警器.