檔案室內檔案保護工作堅持從實際出發.從檔案運行的各個環節做起,努力創造一個有利于檔案保護的小環境,使檔案得到有效的保護.
  一、檔案的收集與整理
  建立、健全嚴格的規章制度,凡屬歸檔的文件材料,～定要保持完整,做好乎時的收集工作,做好文件的收發登記工作,對技術檔案可隨時立卷、半年立卷、年終立卷,盡量避免案卷的插卷或補卷,減少檔案的機械磨損.
  檔案的整理工作對維護檔案的完整與是十分重要的.首先,通過整理可以進一步了解收集工作的質量,并可根據發現的問題及時向文書立卷部門提出要求.其次,在整理過程中還可以對某些不符合歸檔要求的檔案材料進行技術處理.如：對已破損的文件進行裱糊,對墨跡不符合要求的文件進行復印,對字跡不清的文件進行重抄、注明等.
  二、檔案的存放保管
  檔案庫房是保管檔案基本的條件,庫房的好壞,將直接影響著檔案保護工作的成效,衡量檔案庫房的標準,主要是看檔案庫房的防盜、防火、防熱、防潮、防光、防有害生物和有害氣體等方面是否達到規范標準.

智能檔案室的建設要素：
所謂智能檔案室,按照國際上較為流行的說法,就是“通過對建筑的4個基本要素,即結構、系統、服務和管理,以及它們之間的內在聯系,以優化的設計,提供一個合理,又擁有率的優雅舒適、便利快捷、高度的環境空間”.換句話說,就是要以計算機網絡系統為核心,將建筑技術、計算機技術、通技術、控制技術、電子技術、監視技術和現代管理技術等眾多相關的新技術緊密結合,有機集成,實現設備控制、通、辦公、消防、安保等管理的自動化.
目前,隨著智慧城市的建設,智能化檔案室的建設也迫在眉睫,檔案庫房一體化智能管理系統需要具有檔案庫房內所有設備進行一體化管理,設備包括智能密集架、恒溫恒濕設備、定位傳感器、空氣凈化消毒設備、紅外防盜設備、出入門禁設備、智能燈光照明設備、視頻監控設備等集中一體化管理,以統一專用設備接口接入庫房局域網總線,各功能設備獨立運行的同時,根據設定邏輯和特定要求聯動運行,實現檔案的智能化存取、檔案庫房溫濕度的智能調節、檔案庫房空氣質量的采集及凈化,有效地保證了檔案的與壽命.
另外,標準的檔案室建設要嚴格按照檔案保護的“九防”(防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染、防高溫)要求而建設的,其目的是使檔案庫房環境更舒適、檔案存放更、檔案管理更、人員身體更.