襄陽(yáng)（十堰）GJB9001C認(rèn)證對(duì)需要證實(shí)性能，而又無(wú)法完整、有效或經(jīng)濟(jì)地實(shí)施產(chǎn)品檢驗(yàn)的過(guò)程進(jìn)行識(shí)別，并對(duì)這些過(guò)程進(jìn)行確認(rèn)。例如焊接、粘接、硫化、熱處理、表面涂覆等。這些過(guò)程應(yīng)以成文信息明確。確認(rèn)過(guò)程能力通常是考核人、機(jī)、料、法、環(huán)、測(cè)等相關(guān)因素的影響。確認(rèn)的范圍應(yīng)覆蓋產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的相關(guān)過(guò)程以及與該過(guò)程有關(guān)的相關(guān)產(chǎn)品。確認(rèn)的時(shí)機(jī)應(yīng)在過(guò)程正式用于產(chǎn)品和服務(wù)提供的過(guò)程實(shí)施運(yùn)行前進(jìn)行，即先進(jìn)行"確認(rèn)"，后用于產(chǎn)品和服務(wù)提供的"實(shí)施"。組織應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間間隔或過(guò)程條件發(fā)生變化時(shí)實(shí)施再確認(rèn)。 襄陽(yáng)（十堰）GJB9001C認(rèn)證通常情況下確認(rèn)活動(dòng)按以下要求實(shí)施∶ 1）明確確認(rèn)過(guò)程的范圍，考慮覆蓋產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的相關(guān)過(guò)程以及與該過(guò)程有關(guān)的相關(guān)產(chǎn)品； 2）預(yù)先規(guī)定需確認(rèn)的具體項(xiàng)目、內(nèi)容、擬獲得的結(jié)果（質(zhì)量特性）驗(yàn)證方法、合格判定準(zhǔn)則以及審查和批準(zhǔn)的程序； 3）進(jìn)行設(shè)備認(rèn)可和人員資格鑒定。應(yīng)規(guī)定確認(rèn)過(guò)程所需生產(chǎn)設(shè)備、監(jiān)視和測(cè)量設(shè)備的能力（精度和鑒定狀態(tài)等）要求，按照規(guī)定的能力要求對(duì)擬使用的生產(chǎn)、監(jiān)視和測(cè)量設(shè)備的能力進(jìn)行認(rèn)可，包括對(duì)設(shè)備的精度和狀態(tài)進(jìn)行認(rèn)可;對(duì)過(guò)程參與人員的資格，包括教育、培訓(xùn)、技能和經(jīng)驗(yàn)等提出要求，并確認(rèn)其資格能滿足該過(guò)程的作業(yè)要求； 4）規(guī)定過(guò)程的方法和程序，如過(guò)程參數(shù)、工作環(huán)境、操作程序等； 5）按以上策劃的要求實(shí)施確認(rèn)，驗(yàn)證過(guò)程輸出結(jié)果，證明其符合接收準(zhǔn)則； 6）經(jīng)評(píng)審和批準(zhǔn)后，將相關(guān)內(nèi)容納入工藝規(guī)程或作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，作為特殊過(guò)程的控制要求，這些控制要求應(yīng)與確認(rèn)時(shí)的方法和程序相一致； 7）為了證實(shí)對(duì)確認(rèn)過(guò)程的控制，應(yīng)記錄確認(rèn)過(guò)程的有關(guān)人員、設(shè)備、過(guò)程參數(shù)、檢驗(yàn)試驗(yàn)結(jié)果、評(píng)審和審批等確認(rèn)時(shí)的信息。 （7）識(shí)別易產(chǎn)生"錯(cuò)忘漏"的薄弱環(huán)節(jié)，制定防止人為錯(cuò)誤的措施。包括操作技能培訓(xùn)、防錯(cuò)技術(shù)及措施的利用、設(shè)置報(bào)警裝置、采用自動(dòng)控制等。還包括糾正人為錯(cuò)誤后的技術(shù)總結(jié)和舉一反三等措施。 （8）實(shí)施放行、交付、交付后活動(dòng)的控制。按本標(biāo)準(zhǔn)8.2.2條款的要求和8.1運(yùn)行策劃的安排對(duì)產(chǎn)品放行、交付、交付后的活動(dòng)實(shí)施控制，具體活動(dòng)參照8.6和8.5.5條款要求實(shí)施。應(yīng)依據(jù)策劃的安排實(shí)施控制，如應(yīng)明確放行（工序間的轉(zhuǎn)序）的約束條件、交付（指交付給顧客）的約束條件（如組織完成了規(guī)定的檢驗(yàn)和試驗(yàn)并確認(rèn)符合接收準(zhǔn)則后方可交付產(chǎn)品和服務(wù)），確保向顧客交付的產(chǎn)品經(jīng)檢驗(yàn)（試驗(yàn)）符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。按規(guī)定（合同、技術(shù)協(xié)議、承諾）的要求開(kāi)展交付后活動(dòng)。 （9）控制數(shù)字化制造過(guò)程。確定數(shù)字化制造所需的應(yīng)用技術(shù)，提出相應(yīng)的控制要求，規(guī)范信息格式、數(shù)據(jù)接口、電子簽名、版本控制等。 （10）控制生產(chǎn)所需的原材料和其他輔助材料。應(yīng)按8.3.5 設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)輸出給出的采購(gòu)的適當(dāng)信息，對(duì)原輔材料進(jìn)行控制。原輔材料應(yīng)經(jīng)進(jìn)貨檢驗(yàn)且有合格證明文件并符合使用條件。 （11）控制用于生產(chǎn)過(guò)程的計(jì)算機(jī)軟件。如數(shù)控加工、整機(jī)操控、調(diào)校用的程序，在正式用于生產(chǎn)和服務(wù)提供前進(jìn)行確認(rèn)，并履行批準(zhǔn)手續(xù)。確認(rèn)可通過(guò)樣件試加工的方法驗(yàn)證等能夠證實(shí)軟件能力滿足策劃要求的適當(dāng)方式進(jìn)行。也包括生產(chǎn)和服務(wù)使用的計(jì)算機(jī)軟件，應(yīng)關(guān)注條款k）與條款i）之間的關(guān)聯(lián)，采取相適應(yīng)的措施控制數(shù)字化制造過(guò)程中說(shuō)使用的計(jì)算機(jī)軟件。 （12）控制溫度、濕度、清潔度、靜電防護(hù)等重點(diǎn)環(huán)境。當(dāng)產(chǎn)品特性形成的過(guò)程受環(huán)境條件影響時(shí)，應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品特性需要實(shí)施相關(guān)工作環(huán)境參數(shù)的控制，在相應(yīng)的過(guò)程文件中做出明確的規(guī)定，并保持監(jiān)視、測(cè)量、控制和改進(jìn)措施的記錄。還應(yīng)綜合考慮物理、化學(xué)、社會(huì)等多種因素所構(gòu)成的其他環(huán)境影響。 （13）識(shí)別并控制多余物。對(duì)多余物的控制做出規(guī)定，多余物控制環(huán)節(jié)包括對(duì)相關(guān)現(xiàn)場(chǎng)、過(guò)程的排查、清理和防護(hù)。在生產(chǎn)和服務(wù)提供過(guò)程中，應(yīng)識(shí)別需要控制多余物的場(chǎng)所和過(guò)程（包括軟件產(chǎn)品）。 （14）規(guī)定技藝評(píng)定準(zhǔn)則。確定技藝評(píng)定準(zhǔn)則的需求，采取適當(dāng)方式規(guī)定技藝評(píng)定準(zhǔn)則，如文字描述、圖樣、標(biāo)準(zhǔn);或者樣件、樣板;或圖示、噴漆用的色板、彎管用的樣件等。需要時(shí)，按測(cè)量設(shè)備的要求實(shí)施管理。 （15）實(shí)施首件自檢和專檢。按策劃要求開(kāi)展首件自檢和專檢。自檢和專檢通常不使用同一件測(cè)量設(shè)備進(jìn)行檢驗(yàn)，保留實(shí)測(cè)信息，并對(duì)首件做出易于識(shí)別的標(biāo)記，如對(duì)首件隔離擺放、涂色、使用標(biāo)牌等。不宜實(shí)行首件自檢、專檢的產(chǎn)品，組織必須制定具體的、行之有效的替代控制方法。 （16）控制器材代用。規(guī)定器材代用的方法和程序，完善申請(qǐng)、審查和批準(zhǔn)手續(xù)。代用單的管理應(yīng)符合組織策劃的要求，便于追溯。影響產(chǎn)品功能特性和物理特性的器材代用，應(yīng)征得顧客同意，并納入技術(shù)狀態(tài)管理（控制）。對(duì)本條款的應(yīng)用應(yīng)與 8.5.6 協(xié)調(diào)一致。

房地產(chǎn)ISO9000認(rèn)證強(qiáng)調(diào)過(guò)程管理的思想，通過(guò)對(duì)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)全過(guò)程的業(yè)務(wù)和管理活動(dòng)進(jìn)行分析， 從市場(chǎng)調(diào)研、項(xiàng)目論證、產(chǎn)品策劃、規(guī)劃及建筑方案設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、施工過(guò)程管理（進(jìn)度、質(zhì)量 ）、銷售、交付、售后服務(wù)等業(yè)務(wù)流程以及相關(guān)的支持性管理流程的分析，對(duì)現(xiàn)有流程進(jìn)行梳理，使 運(yùn)作流程更加清晰，同時(shí)對(duì)不合理或流程績(jī)效低下（如效率、質(zhì)量、成本）的流程進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)， 達(dá)到提率，降低成本的目的。 a） 設(shè)計(jì)過(guò)程的控制。設(shè)計(jì)過(guò)程控制包括設(shè)計(jì)過(guò)程策劃、設(shè)計(jì)評(píng)審、設(shè)計(jì)驗(yàn)證、設(shè)計(jì)確認(rèn)及設(shè)計(jì) 更改的控制，由于房地產(chǎn)設(shè)計(jì)主要由設(shè)計(jì)院完成，因此與設(shè)計(jì)院的溝通及設(shè)計(jì)過(guò)程責(zé)任區(qū)分需要明確 ，對(duì)設(shè)計(jì)更改的評(píng)審及更改過(guò)程的監(jiān)控及有效跟蹤應(yīng)特別關(guān)注。 　　b） 對(duì)分包商的管理。由于房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)過(guò)程有多種類型的分包商，重點(diǎn)包括建筑商、監(jiān)理方、材 料供應(yīng)商、設(shè)計(jì)供應(yīng)商等，對(duì)供應(yīng)商如何制定合適的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)及方法以及過(guò)程如何進(jìn)行監(jiān)控將影響到 體系的可操作性及有效性。 　　c） 施工過(guò)程的質(zhì)量管理。施工過(guò)程質(zhì)量管理除了對(duì)采購(gòu)材料的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控外，重點(diǎn)是施工過(guò) 程的質(zhì)量監(jiān)控，需要明確內(nèi)部工程師需要監(jiān)控的項(xiàng)目及方法，并有效跟蹤并關(guān)閉發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題，包 括監(jiān)理方提出的質(zhì)量問(wèn)題應(yīng)及時(shí)跟蹤并關(guān)閉，關(guān)注并書(shū)面明確與相關(guān)方在質(zhì)量控制方面的責(zé)任劃分。 　　d） 對(duì)過(guò)程質(zhì)量的檢查應(yīng)注意操作性。應(yīng)明確過(guò)程巡查的方式、重點(diǎn)以及必須巡查的內(nèi)容，應(yīng)有 效記錄并分析所發(fā)生的所有問(wèn)題，進(jìn)行原因分析并采取相應(yīng)的糾正或措施，通過(guò)數(shù)據(jù)分析將結(jié)果 應(yīng)用于改進(jìn)未來(lái)的設(shè)計(jì)、施工和服務(wù)中。 　　e） 注意施工過(guò)程的檔案管理。施工過(guò)程中有關(guān)設(shè)計(jì)、工程等方面的檔案應(yīng)明確管理的方法，包 括保存、發(fā)放、編號(hào)、版本等，對(duì)文件的 版本狀態(tài)應(yīng)加以識(shí)別，防止誤用。對(duì)有關(guān)設(shè)計(jì)變更及工 程變更的記錄必須有可追溯的編號(hào)。 　　f） 對(duì)已經(jīng)發(fā)生的問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié)應(yīng)有針對(duì)性建立文件進(jìn)行改進(jìn)。如對(duì)顧客經(jīng)常發(fā)生投訴的銷售 人員不實(shí)宣傳應(yīng)建立相應(yīng)的程序或規(guī)范加以防止，同時(shí)內(nèi)部注意銷售人員的培訓(xùn)、發(fā)布廣告的管理、 銷售現(xiàn)場(chǎng)檢查及證據(jù)的收集等。

ISO20000認(rèn)證的關(guān)鍵點(diǎn) 發(fā)布日期：[2022-03-19 10:14] 點(diǎn)擊率：139 1. 確保各項(xiàng)服務(wù)管理計(jì)劃均有實(shí)施憑證 服務(wù)管理計(jì)劃憑證指的是服務(wù)管理政策、計(jì)劃和方法以及任何與這些相關(guān)的行動(dòng)的審計(jì)憑證。大多數(shù)這些關(guān)于服務(wù)管理計(jì)劃和操作的憑證應(yīng)該存在于正式的文檔，確保各項(xiàng)工作都在按照計(jì)劃進(jìn)行實(shí)施。 2. 文檔管理規(guī)范 針對(duì)文檔創(chuàng)建和管理的過(guò)程來(lái)保證各流程服務(wù)特性被恰當(dāng)?shù)拿枋觥? 3. 各類文檔的存檔方式 為確保已有憑證的可用性，需要建立起一套將各類文檔保護(hù)起來(lái)的備份策略。 ISO 20000認(rèn)證關(guān)鍵點(diǎn) 服務(wù)管理中的服務(wù)支持人員應(yīng)該具備由適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)所支持的工作能力。組織應(yīng)該對(duì)每個(gè)服務(wù)管理角色定義必要的能力，并保證個(gè)人能意識(shí)到他們自己的工作對(duì)整個(gè)服務(wù)上下的重要性以及對(duì)服務(wù)品質(zhì)完成的必要性。組織應(yīng)該提供培訓(xùn)或采取行動(dòng)來(lái)滿足這些需要，并實(shí)施行動(dòng)有效性的評(píng)估。 組織應(yīng)該開(kāi)發(fā)和加強(qiáng)員工工作的專業(yè)能力。在征召新人的過(guò)程中，應(yīng)該針對(duì)職位的描述、服務(wù)管理目標(biāo)和整個(gè)服務(wù)質(zhì)量目標(biāo)檢查職位申請(qǐng)人的情況有效性，確定申請(qǐng)人的特長(zhǎng)、弱點(diǎn)和潛在能力。為了安置新的或擴(kuò)展服務(wù)的員工，使用新技術(shù)，安排服務(wù)管理人員開(kāi)發(fā)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，不斷計(jì)劃和填補(bǔ)由于人員周轉(zhuǎn)造成的缺口。員工應(yīng)該在服務(wù)管理相關(guān)領(lǐng)域得到訓(xùn)練，應(yīng)該開(kāi)發(fā)他們的團(tuán)隊(duì)工作和領(lǐng)導(dǎo)技能。對(duì)每個(gè)人的訓(xùn)練記錄以及訓(xùn)練的說(shuō)明應(yīng)該被保留。 文檔管理 概述 每一個(gè)組織都希望結(jié)合自身特色有效管理和實(shí)施所有IT服務(wù)所需的方針和框架，這就意味著需要制定恰當(dāng)合理的管理政策、計(jì)劃，用以規(guī)范、細(xì)化相關(guān)的活動(dòng)，使管理使命、目標(biāo)得以落實(shí)。這些管理政策、計(jì)劃、活動(dòng)記錄將以文檔作為載體進(jìn)行保存，并在實(shí)施過(guò)程中指導(dǎo)服務(wù)開(kāi)展，成為落實(shí)服務(wù)管理政策、計(jì)劃的保障和檢驗(yàn)實(shí)施效果的依據(jù)。 文檔管理(Documentation Management)是針對(duì)文檔創(chuàng)建和管理的過(guò)程，用以確保服務(wù)特性、管理政策、計(jì)劃被適時(shí)的、恰當(dāng)?shù)拿枋觯员憧刂坪凸芾砼c質(zhì)量體系有關(guān)的文檔資料，確保對(duì)質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)場(chǎng)所都能得到和使用相應(yīng)體系文檔的有效版本。 以下是文檔管理相關(guān)的一些概念： 受控文檔：指按組織管理要求進(jìn)行審批、登記、分發(fā)并能確保收回、銷毀的文檔。受控文檔需要對(duì)文檔的版本進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保文件的 有效性。一般來(lái)說(shuō)這些文檔是長(zhǎng)期使用并始終處于修改和換版狀態(tài)的，如組織的規(guī)章制度。 質(zhì)量文檔：質(zhì)量體系要求的各流程各種類型文件和記錄所要求的形成文件的過(guò)程和程序、要求的記錄，以確保服務(wù)管理的有效計(jì)劃、運(yùn)行和控制，包括以任何形式或類型的媒體作為載體的文件化的服務(wù)管理方針和計(jì)劃、文件化的服務(wù)等級(jí)協(xié)議、方法、流程、流程控制記錄等。 文檔訪問(wèn)控制：文檔訪問(wèn)控制實(shí)質(zhì)上是對(duì)文檔訪問(wèn)者使用受控文檔的限制，它決定是否允許訪問(wèn)者對(duì)不同類型的文檔進(jìn)行借閱、更新、發(fā)布等操作。并通過(guò)制度及工具確保只有經(jīng)授權(quán)的用戶，才允許對(duì)相應(yīng)的文檔進(jìn)行相關(guān)操作。 目標(biāo) 文檔管理的目的在提供服務(wù)管理政策、計(jì)劃和方法以及任何與這些相關(guān)的行動(dòng)的憑證，以達(dá)到有效管理和實(shí)施IT服務(wù)的政策和框架這一目標(biāo)。為達(dá)到這一目標(biāo)需要通過(guò)以下幾個(gè)方面來(lái)實(shí)現(xiàn)： (1) 完善組織的質(zhì)量文檔管理，控制和管理與質(zhì)量體系有關(guān)的文檔資料，確保對(duì)質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)場(chǎng)所都能得到和使用相應(yīng)體系文檔的有效版本。 (2) 建立不同類型文件和記錄的編制、評(píng)審、批準(zhǔn)、保持、銷毀和控制的程序和職責(zé)。 (3) 滿足組織文檔內(nèi)容管理需求，包括建立組織文檔體系架構(gòu)，規(guī)范組織文檔命名規(guī)則，對(duì)不同類別的文檔的生命周期進(jìn)行分類管理，包括文檔生成、文檔更新、文檔發(fā)布、文檔借閱、文檔銷毀； (4) 完善文檔備份機(jī)制以確保文檔的可用性，并針對(duì)不同類型的文檔進(jìn)行分級(jí)分類的信息管理，文檔訪問(wèn)控制信息、防止信息泄露。 有效的文檔管理可以改善IT服務(wù)提供者的管理難度，推動(dòng)質(zhì)量體系的落地、促進(jìn)各流程工作的開(kāi)展。 與其他流程的關(guān)系 文檔管理工作是質(zhì)量體系實(shí)施中所不可缺少的一部分，從一定意義上講，ISO 20000的實(shí)施就是制定策略及計(jì)劃，按照計(jì)劃實(shí)施，生成文檔、討論文檔并終確定文檔的一系列過(guò)程。當(dāng)然，ISO 20000實(shí)施絕不是就是“紙上談兵”，這里所說(shuō)的文檔包含的內(nèi)容非常廣泛，其中有很多是服務(wù)管理方針和計(jì)劃、文件化的服務(wù)等級(jí)協(xié)議、方法等，但更加關(guān)鍵的是，這些文檔中還包括流程和流程控制記錄等，當(dāng)具體工作和活動(dòng)執(zhí)行過(guò)后，文檔就成了審計(jì)的憑證。所以，我們可以說(shuō)，文檔管理與ISO 20000各個(gè)流程都息息相關(guān)，其專業(yè)化程度可以是反映整個(gè)ISO 20000管理水平的一個(gè)側(cè)面。 文檔訪問(wèn)控制需按照信息管理流程要求進(jìn)行對(duì)文檔進(jìn)行分級(jí)，并對(duì)不同分級(jí)的文檔進(jìn)行權(quán)限管理，控制文檔的訪問(wèn)者，確保信息。 活動(dòng)和過(guò)程 1. 文檔分類 文檔分類可從多個(gè)角度進(jìn)行，包括從保存介質(zhì)上的分類、從內(nèi)容上的分類、從使用范圍的分類等。 一般來(lái)說(shuō)，文檔從內(nèi)容上分類可分為管理文檔、技術(shù)文檔；從保存介質(zhì)上分，可分為紙質(zhì)文檔、電子文檔；從使用范圍來(lái)分可分為公開(kāi)使用、內(nèi)部使用等。 不同的文檔分類方式，對(duì)于文檔管理的意義也是不同的，例如對(duì)文檔內(nèi)容的分類，旨在建立文檔知識(shí)體系架構(gòu)，一方面通過(guò)統(tǒng)一規(guī)劃的文檔架構(gòu)能清晰地對(duì)已有的各個(gè)流程的進(jìn)展情況進(jìn)行管理、跟蹤、審計(jì)，另一方面文檔分類也可指導(dǎo)組織的知識(shí)體系建立，是組織整體管理思路的展現(xiàn)。而從文檔使用范圍的分類則提出了對(duì)文檔訪問(wèn)控制的要求。 2. 文檔控制 受控文檔的審批、發(fā)布、發(fā)放、分發(fā)、更改、保管和作廢過(guò)程中應(yīng)符合信息管理流程的相關(guān)要求。受控文檔應(yīng)做好版本管理，以保證需要文檔者獲得 版本文檔。 (1) 文檔的編寫(xiě)、審核、批準(zhǔn) 文檔需按文檔編寫(xiě)規(guī)范進(jìn)行編寫(xiě)，文檔內(nèi)容在發(fā)布前須經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核以規(guī)范文檔格式，確保文檔準(zhǔn)確、恰當(dāng)?shù)孛枋龉芾碚摺⒂?jì)劃，確保文檔內(nèi)容的真實(shí)性。經(jīng)審核的文檔由負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可進(jìn)行發(fā)布。 (2) 文檔發(fā)布 文檔由文檔撰寫(xiě)/修改者提交，經(jīng)由相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后統(tǒng)一、集中的發(fā)布在相關(guān)處所。為使閱覽者得到和使用相關(guān)文檔的有效版本，文檔需進(jìn)行統(tǒng)一的發(fā)布管理以保證文檔發(fā)布版本的 性。 (3) 文檔的歸檔控制 各類文檔由文檔管理員根據(jù)內(nèi)容、年度、部門(mén)等情況定期進(jìn)行歸檔。 (4) 文檔閱覽 組織根據(jù)信息管理流程對(duì)文檔進(jìn)行分級(jí)，對(duì)文檔及文檔的歷史版本進(jìn)行訪問(wèn)控制，設(shè)定各類文檔的訪問(wèn)列表，并通過(guò)工具的使用確保文檔被適當(dāng)保護(hù)的同時(shí)也要方便閱覽者閱覽文檔。 (5) 文檔更改/銷毀 文檔由原文檔編制人或相關(guān)管理人員進(jìn)行修改，經(jīng)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后進(jìn)行發(fā)布，替換老版本。 紙質(zhì)文檔更改后的文檔按該文檔發(fā)放清單逐次回收更替原文檔；文檔更改除特別批準(zhǔn)外，一律采用以舊換新方法進(jìn)行。回收文檔的文檔需進(jìn)行統(tǒng)一的保管，機(jī)密文件應(yīng)集中銷毀。 (6) 文檔權(quán)限管理 文檔權(quán)限管理又稱文檔訪問(wèn)控制，各類受控文檔需按照信息管理流程要求進(jìn)行分級(jí)，并對(duì)不同分級(jí)的文檔進(jìn)行權(quán)限管理，控制文檔的訪問(wèn)者，確保信息。文檔權(quán)限管理包括對(duì)文檔閱覽、文檔上載、文檔修改、文檔審批等權(quán)限的集中管理。 (7) 文檔的修訂 文檔不是封閉的、靜止的，隨著業(yè)務(wù)發(fā)展、技術(shù)更新，文檔需要不斷地修訂，保持其有效性，以適應(yīng)不斷變化的管理需求。秉承PDCA的管理理念，對(duì)文檔，特別是質(zhì)量體系文檔提出在規(guī)定時(shí)間內(nèi)至少修訂一次的要求，整理文檔修訂計(jì)劃，檢驗(yàn)落實(shí)情況，督促文檔及時(shí)修訂，確保文檔的有效性。 (8) 制定文檔命名規(guī)范 文檔的規(guī)范化程度反映出文檔管理的水平，規(guī)范化首先需要對(duì)文檔進(jìn)行內(nèi)容分類，概括同類文檔的共同點(diǎn)，以此作為文檔規(guī)范化、模板化的依據(jù)。文檔規(guī)范化、模板化有利于對(duì)文檔進(jìn)行分類管理，通過(guò)經(jīng)驗(yàn)累積分析找出各類文檔的不足之處。文檔命名規(guī)范屬于文檔規(guī)范化的一部分，制定文檔命名規(guī)范需要跟據(jù)組織需求對(duì)文檔進(jìn)行分類，不同類別的文檔使用相應(yīng)的命名規(guī)范，便于文檔的查找，并為文檔的分類管理奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。 流程控制 1. 文檔管理流程的角色定義、職責(zé) (1) 文檔管理員 負(fù)責(zé)管理各類文檔，擬定文檔修訂計(jì)劃，根據(jù)管理要求對(duì)各類文檔進(jìn)行分級(jí)，設(shè)置不同級(jí)別文檔的權(quán)限。組織可根據(jù)自身特點(diǎn)設(shè)一個(gè)或多個(gè)文檔管理員管理文檔。 (2) 文檔審核員 負(fù)責(zé)文檔合規(guī)性管理及審計(jì)。 2. 管理工具 (1) 電子化的文檔管理平臺(tái) 文檔分散為文檔管理帶來(lái)許多問(wèn)題，包括文檔查找、文檔版本控制、文檔管理等。組織建立起文檔管理平臺(tái)后，可通過(guò)集中文檔、統(tǒng)一管理的方式，在平臺(tái)上共享各類工作文檔，提高了文檔的使用頻率，使文檔發(fā)揮出 的效用。完善的備份機(jī)制，全文檢索功能，文檔版本控制的功能，文檔電子審批功能，文檔歸檔功能，信息權(quán)限管理功能等等，為組織提供了、便捷的文檔處理中心，提高了文檔的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。 (2) 制度評(píng)審體制 為保證各類流程管理制度及時(shí)更新，組織須規(guī)范規(guī)章制度建設(shè)活動(dòng)，建立和完善規(guī)章制度體系，制定流程管理制度更新計(jì)劃，定期組織制度評(píng)審會(huì)，對(duì)流程擬新增發(fā)布、修訂、合并及廢止的規(guī)章制度進(jìn)行評(píng)審。制度評(píng)審會(huì)對(duì)流程管理制度的合規(guī)性、合理性、嚴(yán)密性和操作性進(jìn)行評(píng)估，并及時(shí)廢止失效的制度，確保各流程管理制度能及時(shí)優(yōu)化，同時(shí)通過(guò)制度評(píng)審會(huì)，組織內(nèi)部對(duì)各流程管理制度達(dá)成一致的見(jiàn)解，為管理流程的落實(shí)做好鋪墊。 (3) 關(guān)鍵指標(biāo)KPI指標(biāo)的設(shè)置 文檔管理成功與否在于兩點(diǎn)：其一是否建立合理的文檔管理體系。文檔管理體系可通過(guò)規(guī)范各類文檔的定義，規(guī)范文檔的編寫(xiě)，定義各項(xiàng)工作的可交付文檔，以此來(lái)檢查各項(xiàng)工作的開(kāi)展情況，也便于對(duì)文檔的日常維護(hù)和查找。當(dāng)然，合理的文檔管理體系不是一朝一夕能夠建成的，需要長(zhǎng)期累積，并在實(shí)施中不斷完善，適應(yīng)不斷變化的管理要求。 文檔管理另一個(gè)要求就是能夠控制和管理與質(zhì)量體系有關(guān)的文檔資料，確保對(duì)質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)場(chǎng)所都能得到和使用相應(yīng)體系文檔的有效版本；為保證各管理流程根據(jù)實(shí)際工作情況整理修訂流程管理文檔，文檔管理需在每年制定詳細(xì)的文檔修訂計(jì)劃，以此督促各流程文檔在規(guī)定期限內(nèi)至少修訂一次，并以此作為文檔管理流程的KPI值，例如ISO 20000管理文檔中的一、二、三級(jí)文檔在一年內(nèi)的修訂率達(dá)到。