檔案的存放保管
  檔案庫房是保管檔案基本的條件,庫房的好壞,將直接影響著檔案保護工作的成效,衡量檔案庫房的標準,主要是看檔案庫房的防盜、防火、防熱、防潮、防光、防有害生物和有害氣體等方面是否達到規范標準.
  很多單位把潮濕的地下室或低矮的平房作為檔案庫房,因為地下室受光線、灰塵及有害氣體的影響較少,也比較.關鍵是如何進行防潮,要采用去濕機進行除濕,使庫房內的溫濕度保持在一定范圍.而低矮的平房做庫房,既不,還容易造成檔案的發霉、生蟲,庫房內的溫度忽高忽低,很不利于檔案的保護,難以達到規范標準.
  有的檔案庫房的門窗未采取有效的防火、防盜、隔熱等措施,有的門窗密封不嚴,使庫房的溫度隨外界氣候的變化而變化,影響了檔案的壽命.因此,要想保持檔案庫房內適宜的溫濕度,檔案管理人員就每天按時觀察,記錄庫房內、外溫濕度的變化情況,如果配備了空調設備,則門窗的密閉一定要好.如果沒有空調和去濕設備,則應根據不同地區的氣候特點,適時進行自然通風,防止案卷的潮濕、發霉,這樣才能緩解溫、濕度對檔案庫房的不良影響.

檔案室管理水平需要進一步提高.面對經濟社會和各項事業快速的發展變化,檔案室日常數據記錄的及時性、針對性、準確性相對不足,限制了日常管理效果的彰顯.

  檔案室設備一體化進一步加強.檔案室的面積使用率較高,避免出現因庫房設備種類多、數量多、接口不標準等情況,避免重復建設,提前規劃好設備的接口,預留好電源等基礎設施建設,需要采用整合好、一體式的設備.

  檔案存儲設備智能化建設進程需要進一步加快.檔案存儲設備智能化尚未建立,實物檔案開發利用的智能化水平不高,檔案資源優勢未能得到充分發揮.

  隨著智能化程度的提高,實物檔案在不斷的增加,檔案利用也逐步增加.要適應新的形勢,檔案館自身建設加強.檔案存儲設備智能化、更新體系、檔案數據處理與存儲體系等方面著手實施,改變現有管理手段相對落后的現狀.

  標準化智能檔案室以科學技術為基礎,依靠先進的設備和優越的設計理念、科學客觀的管理,利用恒濕消毒凈化一體機對庫房溫濕度進行綜合智能控制,以達到防高溫、防潮濕、防霉菌、防蟲等要求,有效整合檔案庫房溫濕度消毒凈化一體化智能控制系統、煙霧感應檢測系統、紅外防盜報警系統、視頻監控系統、門禁系統、漏水報警系統、以及檔案存儲設備智能密集架管理系統,為用戶提供一個舒適、便捷的工作環境,為檔案提供一個、舒適的存放環境,終實現節約時間、節約能源和提高工作管理效率的目標.

標準的檔案室建設要嚴格按照檔案保護的“九防”(防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染、防高溫)要求而建設的,其目的是使檔案庫房環境更舒適、檔案存放更、檔案管理更、人員身體更.根據這些要求,檔案庫房保管應具有如下的控制措施：

1、檔案庫房應有防盜措施,一般庫房要加設防盜門窗.
2、檔案庫房窗子要配掛窗簾,防止陽光直射庫內；同時庫房照明裝置應以使用白熾燈為宜,避免日光燈中紫外線對檔案的破壞.
3、濕度較大的庫房應配備去濕機及放置吸潮劑.
4、檔案庫房周圍要滅絕火源跡象,庫內嚴禁吸煙,要建立嚴密的防火制度并配備消防滅火器材.
5、為防止檔案發生鼠害,庫房應定期檢查并投放滅鼠藥.
6、檔案庫房可通過灑冷水、機械通風、自然通風等方法減緩庫內溫度過高現象.有條件的單位應配備空調設備,以達到庫房理想的溫度.
7、為防止灰塵對檔案的損害,庫房加雙層窗,同時利用吸塵器及時吸除檔案柜架上的灰塵.
8、檔案柜架應防止防蟲,以防檔案害蟲破壞檔案.